Beaucoup de managers éprouvent des difficultés à clarifier les niveaux de compétences dans leur service. Difficile ensuite de choisir le bon collaborateur et de faire évoluer l’équipe également.
Voici un outil simple, d’une efficacité redoutable pour faire évoluer les membres de son équipe et sa productivité.
Construire le tableau
La manière de procéder est similaire à une recette de cuisine ! Le tableau est rempli par le manager en charge de l’équipe.
- Prenez une feuille de calcul (Excel ou Numbers).
- Dans la première colonne, listez les activités principales du service.
- Mettez dans les colonnes suivantes le nom de vos collaborateurs.
- A l’intersection d’une activité et d’une personne, indiquez le niveau de compétence du collaborateur selon les quatre possibilités suivantes :
- Peut la faire et peut former : il s’agit de l’expert mais aussi de la personne en mesure de transmettre le savoir aux autres.
- Peut la faire : il s’agit de la personne totalement autonome pour cette activité.
- Pourrait la faire moyennant une formation légère : la personne n’est pas vraiment en mesure de réaliser l’activité et a besoin d’une formation rapide pouvant aller de quelques heures à quelques jours.
- Ne peut pas la faire : les raisons peuvent être multiples (manque de compétences, n’a pas le diplôme requis, ne connaît pas l’activité, etc).
- Votre tableau rempli, vous pouvez le mettre en couleur pour faire ressortir les différences. Par exemple, mettez en vers ce qui a été noté en 1, en jaune ce qui est en 2, en bleu ce qui est en 3 et en rouge ce qui est en
Le résultat correspond à quelque chose de ce type :
Le travail accompli, analysez le tableau de deux manières :
– Horizontalement, c’est-à-dire par activité
Posez-vous la question suivante : ai-je suffisamment de personnes en mesure de réaliser l’activité ? Si c’est le cas, tant mieux. Si ce n’est pas le cas, il faut identifier quelles sont les personnes en 1 (peuvent faire et peuvent former) qui pourraient former les personnes en 3 (pourraient faire l’activité moyennant formation légère). Lorsque c’est fait, organiser les formations en interne dans le service par compagnonnage. Vous êtes totalement autonome dans l’organisation de la formation. Si vous n’avez pas de personne en interne pour former, vous devrez chercher dans un autre service et organiser la formation avec son responsable pour que ce dernier vous mette à disposition le formateur.
Ainsi, rapidement, vous pouvez voir les choses évoluer. Une manière de procéder pour former un collaborateur peut également consister à utiliser la délégation pour faire évoluer une personne, la considérant comme une démarche de formation et de coaching du collaborateur. Dans ce cas, le formateur sera le manager lui-même.
– Verticalement, c’est-à-dire par personne
Posez-vous la question suivante : mon collaborateur a-t-il une vision assez large de ce qui se fait dans le service ? Une personne ne connaissant qu’un nombre limité d’activités dans le service risque d’être d’autant plus vulnérable à un changement que les activités qu’elle réalise sont de faible valeur ajoutée. Il est donc important que les membres d’une équipe puissent avoir une vision la plus large possible de ce qui s’y fait pour pouvoir y être créatif et apporter au groupe une valeur ajoutée suffisante.
Une fois les forces et les faiblesses identifiées, vous pouvez développer votre plan de formation interne en mettant l’accent sur les activités les plus critiques.
6 pièges à éviter
- Ne cherchez pas à supprimer nécessairement les situations 4 (ne peut pas le faire).
- Il n’y a pas de lien automatique entre l’augmentation des compétences et d’éventuelles primes.
- Accordez-vous du temps pour mettre la démarche en place et travaillez par étapes.
- Vous n’avez pas besoin de faire appel à un centre d’évaluation en compétences pour remplir le tableau. Votre jugement est suffisant. Si vous n’êtes pas certain de vous, observez la personne et demandez conseil à des référents de l’activité.
- Mettez votre tableau à jour régulièrement pour garder la vision la plus actualisée possible des compétences de votre service.
- Discutez de vos projets de formation avec les personnes concernées avant qu’elles ne commencent la formation. Avoir leur adhésion permettra d’aller plus vite et d’être plus efficace. C’est également une manière de motiver les personnes.
9 bénéfices d’un tel outil
- Augmenter la polyvalence et donc fluidifier l’activité, surtout lors des pics d’activité.
- Augmenter la vision globale de ce qui se fait dans le service.
- Supprimer les îlots de connaissance conduisant à des zones de pouvoirs non légitimes.
- Augmenter l’esprit d’équipe, le sentiment d’appartenance et donc la motivation.
- Augmenter la possibilité de déléguer pour le manager et donc de mieux gérer son temps.
- Réduire le stress lié aux variations d’intensité d’activité.
- Augmenter les initiatives et propositions d’amélioration du mode de fonctionnement dans le service.
- Avoir une meilleure maîtrise du processus interne.
- Augmenter la productivité du service.